PowerPoint drukgereed maken en voorzien van overlap en snijtekens

PowerPoint is voor veel mensen een geliefd instrument voor het maken van leaflets en brochures. Begrijpelijk, want men is vaak al bekend met PowerPoint en het programma bevat een groot aantal gereedschappen waarmee een document leuk er uit kan zien.
Voor het drukken/printen van de PowerPoint leaflet of brochure komt wel wat meer kijken. Een printer heeft immers graag snijlijnen in het document en vereist een overlap als de kleuren het papier “af moeten lopen”.
Hoe maak je nu een document, dat ook door professionele drukkers gebruikt kan worden?

Hieronder vindt je een beschrijving Microsoft PowerPoint 2010 in combinatie met Acrobat 9. Deze laatste heb je niet persé zelf nodig, als jouw drukker het Acrobat gedeelte voor zijn rekening neemt.

  1. Kies het juiste formaat
    Standaard maakt PowerPoint documenten aan met een afmeting van 25,4×19,05 cm en verhouding 4:3. Dit is niet geschikt voor de standaard formaten A5, A4 en A3 (verhouding 4,24:3).
    Wijzig het formaat onder <Pagina-indeling> in het papierformaat dat jij wenst.
    Let op: Als je van een bestaande PowerPoint de hoogte-breedte verhouding verandert zal ook de verhouding van de gebruikte afbeeldingen veranderen. Het vergroten van een document met dezelfde verhouding levert dit probleem niet op. Je kan deze ongewenste verandering voorkomen door een nieuw document aan te maken in de juiste verhouding en inhoud te kopiëren.
  2. Regel de resolutie
    Wanneer je een afbeelding toevoegt aan het bestand, wordt deze automatisch gecomprimeerd tot een vaste waarde. Standaard is deze waarde ingesteld op “Afdrukken (220 ppi)”.
    Je kan de instelling zo wijzigen, dan de afbeeldingen in het document ongewijzigd blijven. Ga hiervoor naar <Bestand>, <Opties>, <Geavanceerd>. Onder het kopje “Grootte en kwaliteit van afbeeldingen” zet je een vink voor “Afbeeldingen in bestand niet comprimeren”. In mijn voorbeeldbestanden is dat al gebeurd.Als je gebruik maakt van een bestaand document, waarvan de afbeeldingen al gecomprimeerd zijn, dan is daar helaas niets meer aan te doen. Je kan de afbeeldingen wel opnieuw plaatsen door op elk afbeelding te klikken met je rechtermuisknop en via <afbeeldingen wijzigen> de originele afbeelding opnieuw plaatsen.
  3. Maak je document op.
  4. Creëer overlap
    Zorg dat alle afbeeldingen en illustraties die de rand van het papier raken met 3-5 mm “oversteken”. Dit gaat straks de overlap worden.
  5. Sla je document op als PowerPoint document
  6. Maak een pdf
    In PowerPoint kies je <bestand> en vervolgens <opslaan als>. Kies daarbij het bestandsformaat pdf (dus niet PowerPoint presentatie (pptx).
  7. Open het document in Adobe Acrobat. (Of vraag je drukker dit gedeelte uit te voeren)
    In deze beschrijving ga ik uit van de Engelse versie van Acrobat 9.
    Je ziet een pdf met alleen de dia uit de PowerPoint zonder overlap. Deze overlap is echter nog wel aanwezig, maar niet zichtbaar.
  8. Vergroot het document.
    Selecteer <Document> en ga naar < Crop pages> (Sht+Ctrl+T). In het dialoogvenster selecteer je onder “Change Page Size” de optie <Custom>. Vul bij de hoogte en breedte het papierformaat in + 20 mm en klik op <OK>.Het document bevat nu een witte rand rondom van 10 mm.
  9. Verwijder de Clips.
    Selecteer via <Tools>, <Advanced Editing> de optie <TouchUp Object Tool>.Selecteer alles met Ctrl-A (of met de rechtermuisknop en dan <Select All>). Er verschijnen allerlei kaders. Klik met de rechtermuisknop en selecteer <Delete Clip>
  10. Klaar!
    Je hebt nu een pdf document met snijtekens en afloop.
    Het document heeft nu afloop en bevat snijtekens.

Aanvullende tips

  1. Impositie
    In principe is het document gereed om te printen of drukken. Drukkers vinden het fijn om pagina’s anders te positioneren op een groter vel en gebruiken daarvoor “Bleed” informatie (informatie over afloop). Deze kan je aan de pagina(s) toevoegen door in Acrobat via <Document> voor <Crop Pages> te kiezen. In het dialoogvenster kies je bovenaan niet voor “Cropbox”, maar voor “Bleedbox”. Geef bij marges weer dezelfde waarde in (10 mm) en sluit af met <OK>. Het document kan door de druk impositie gezet worden.
  2. CMYK
    Powerpoint document zijn altijd opgebouwd uit de kleuren Rood, Groen en Blauw, omdat dit op beeldscherm het beste resultaat geeft. Printers/drukpersen drukken in de kleuren CMYK en daarvoor moeten de RGB kleuren altijd omgezet worden. Vraag een drukker altijd vooraf wat de aanlevering in RGB voor nadelig effect heeft en laat eventueel een digitale proef maken.

Natuurlijk is het mogelijk dat je er niet uitkomt. Foliero Office Automatisering is specialist in Microsoft Office en kan je wellicht ondersteunen. Ook voor de ontwikkeling van sjablonen in Word en Excel kan je bij ons terecht. Informeer vrijblijvend.