Voorkom dat je alles kwijt bent met een back-up van Office 365

Zo maak je een back-up van Office 365 Exchange Online via OutlookBackup-Outlook-Office365

Waarom zou je een back-up van office 365 en je Exchange mail maken? Alles staat online en je kan altijd en overal je mail lezen via webmail. Dat klopt, maar wat als je een exchange mailbox gebruikt van een bedrijf en je gaat het bedrijf verlaten? Het account zal gesloten worden en alle e-mails, agenda-items, contactpersonen, notities et cetera ben je kwijt. Voorkom paniek en maak eenvoudig een back-up van Office 365.

Toepasselijkheid

Deze instructie is gemaakt voor Microsoft Outlook 2013 en ook direct toepasbaar voor Microsoft Outlook 2016 en Microsoft Outlook 2010.

Vooraf

  • Controleer of je al je mail offline beschikbaar hebt.
    • Standaard zal een Outlook Exchange account alles offline bewaren wat maximaal 12 maanden oud is. Dat betekent dat mail van meer dan 12 maanden geleden wel online staat, maar dat je het offline op je computer of laptop niet beschikbaar hebt. Als je daarvan wel een back-up wilt, kan je de instelling als volgt wijzigen:
    • Ga in outlook via <bestand> naar <accountinstellingen>. Je krijgt een scherm met een overzicht van al je e-mail accounts
      20160318_exchangebackup_02
    • Selecteer het Exchange account waarvan je een back-up wilt maken en klik op <Wijzigen>
    • Je krijgt de algemene Exchange instellingen van je account te zien. Onder “Offline-instellingen” moet een vinkje staan voor “Exchange-modus met cache gebruiken”, anders heb je offline helemaal geen informatie staan. Bij “E-mail” die offline moet blijven staat deze meestal op 12 maanden, omdat Microsoft dat standaard zo heeft ingesteld. Wil je ook van oudere mail een back-up maken, kan je de aanwijzer verschuiven naar “24-maanden” of “Alles”.
      20160318_exchangebackup_03
      20160318_exchangebackup_04
    • Wacht tot alles gedownload is. Als je de tijd dat Outlook gegevens bewaard verlengt hebt, zal je voordat je en back-up kan maken eerst moeten wachten tot alle gegevens van de server zijn gedownload en tot alle mappen zijn bijgewerkt. Dat duurt vaak even als dit veel informatie betreft. Bovendien kan het Outlook gegevensbestand zeer veel groter worden en is het raadzaam om te controleren of je harde schijf voldoende ruimte heeft en blijft houden.
  • Check of je voldoende vrije ruimte hebt voor een back-up. Als je gegevensbestand 15 GB groot is, zal een back-up wellicht maar 7 GB groot zijn. Het is echter verstandig om rekening te houden met 15 GB, want dan weet je zeker dat er geen problemen ontstaan.
  • Controleer of je gedeelde mappen hebt die je wilt back-uppen Binnen Outlook kan je mappen delen met collega’s, vrienden et cetera. Als iemand met jou een map gedeeld heeft en je wilt deze map ook back-uppen, dan zal je dat aan moeten geven. Heb je geen gedeelde map, dan hoef je niets te doen.
    • Ga in outlook via <bestand> naar <Accountinstellingen>. Je krijgt een scherm met een overzicht van al je E-mail accounts.
    • Selecteer het Exchange account, waarvan je de instellingen wilt controleren en klik op <Wijzigen>
    • Je krijgt de algemene Exchange instellingen van je account te zien. Klik rechts onderin op <meer instellingen>.
    • Je krijgt het scherm “Microsoft Exchange” te zien. Selecteer het tabblad “Geavanceerd”.
    • Onder het kopje “Instellingen van Exchange-modus met cache” moet een vink staan voor en “Gedeelde mappen downloaden”. Selecteer na de wijzingen <OK>
      20160318_exchangebackup_05

 

De back-up

  • Open Outlook
  • Open het “Opties voor Outlook”-scherm via <Bestand>, <Opties>.
    20160318_exchangebackup_06
  • Selecteer aan de linkerzijde <geavanceerd> en vervolgens aan de rechterzijde <Exporteren>
  • Het scherm “Wizard Importeren en exporteren” opent. Selecteer <Naar een bestand exporteren>. Klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_07
  • Het scherm “Exporteren naar bestand” opent. Selecteer <Outlook-gegevensbestand (.pst). Klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_08
  • Het scherm “Outlook-gegevensbestand exporteren” opent. Standaard is de map geselecteerd waar je als laatst in bezig was. In het voorbeeld hieronder is dat “Postvak IN”. Selecteer de map waar je een back-up van wilt maken. Als je alles wilt back-uppen, dan selecteer je het complete account. Hieronder is dat dus rick@foliero.nl. Zet een vink bij “Inclusief submappen” en klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_09
  • Het scherm “Outlook-gegevensbestand exporteren” laat nu een invoerveld zien waar je de locatie kan opgeven waar het bestand moet worden opgeslagen. Geef het bestand een herkenbare naam. De “backup.pst” is vrij algemeen; de naam “backup_rick_2012-2015” is al specifieker en maakt dat je later makkelijker herkent welke back-up je voor research nodig hebt. Klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_10
  • Het scherm “Outlook-gegevensbestand maken” verschijnt en eventueel kan je een wachtwoord voor je back-up opgeven. Met een wachtwoord kan je voorkomen, dat andere jouw mail en andere gegevens lezen. Het bestand is immers vrij verplaatsbaar en door elke Outlook op elke willekeurige computer te lezen. Bewaar je wachtwoord goed! Klik op <OK>.
    20160318_exchangebackup_11
  • Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan het een tijdje duren voordat de back-up gereed is.

 

Back-up bekijken.

Nadat je een back-up gemaakt hebt, is het natuurlijk handig als je deze ook weer kunt raadplegen.

  • Ga in outlook via <bestand>, <Openen> naar <Outlook-gegevensbestand openen>.
    20160318_exchangebackup_12
  • Een verkennerscherm opent. Ga naar de locatie waar je het gemaakte back-up bestand hebt opgeslagen en selecteer deze. Klik vervolgens op <OK>
    20160318_exchangebackup_13
  • In Outlook wordt het back-up bestand toegevoegd aan het navigatievenster.
    20160318_exchangebackup_14
  • Je kan nu vrij door de back-up navigeren.

Tip

Standaard is het bestand binnen Outlook te herkennen aan de naam “Outlook-gegevensbestand”. Je kan dit eenvoudig wijzigen door met de rechtermuisknop op de naam te klikken en “Eigenschappen van gegevensbestand” te selecteren. Als je vervolgens <geavanceerd> selecteert kan je de naam aanpassen.

 

Suggesties?

Deze instructie is gemaakt vanuit onze visie. Als je zaken mist of aanvullingen hebt, laat het ons weten.