Een vergadering beleggen met Skype voor Bedrijven

Maak het jezelf gemakkelijk.

Ik kom nog geregeld tegen, dat een Skype-voor-Bedrijven-vergadering wordt belegd door mensen uit te bellen vanuit het venster van Skype voor Bedrijven zelf. Dit kan natuurlijk en als een verbinding tot stand wordt gebracht is daar niets mis mee. Nadeel hiervan is, dat je iemand weer opnieuw moet uitnodigingen als de verbinding tijdens de vergadering verbroken wordt. Zeker bij vergaderingen met vele deelnemers is dat heel storend en vervelend. De druk voor het uitnodigen en het opnieuw uitnodigen ligt dan continue bij de organisator.

Het is veel handiger om de deelnemers een hyperlink te sturen, waarmee ze zelf kunnen deelnemen aan de vergadering. Je hoeft dan als organisatie alleen maar te wachten tot iedereen aanwezig is. Ook als een verbinding om welke reden dan ook verbroken wordt, kan de deelnemer zelf weer verbindingen maken en deelnemen aan de vergadering.

Hoe zorg ik ervoor dat de deelnemers de juiste link kunnen gebruiken? Hieronder een tweetal mogelijkheden:

Waarom zou je een back-up van office 365 en je Exchange mail maken? Alles staat online en je kan altijd en overal je mail lezen via webmail. Dat klopt, maar wat als je een exchange mailbox gebruikt van een bedrijf en je gaat het bedrijf verlaten? Het account zal gesloten worden en alle e-mails, agenda-items, contactpersonen, notities et cetera ben je kwijt. Voorkom paniek en maak eenvoudig een back-up van Office 365.

1. Via Outlook

  • skype20160926-1Controleer of je in Microsoft Outlook een knop in het lint het voor het starten van een nieuwe Skype-vergadering. (Als je deze link niet hebt, ga je naar methode 2 of installeer de add-in Skype voor Business in Outlook. De instructie daarvoor valt buiten deze topic.)
  • Er verschijnt een soortgelijk scherm als wanneer je een gewone vergadering in Outlook maakt. Het belangrijkste verschil is, dat in de uitnodiging een link staat waarmee men kan deelnemen aan de vergadering.
  • Voeg eventueel een instructietekst toe boven de link, voeg alle kandidaat deelnemers toe bij <aan> en verzend de uitnodiging.skype20160926-2
  • De uitnodiging zal automatisch in je eigen agenda verschijnen. Dit geldt ook voor elke genodigde die de de vergadering accepteert.
  • Elke deelnemer kan op elk moment besluiten om deel te nemen aan de vergadering en de link gebruiken. Uiteraard is het meest logisch om dit op de begintijd van de vergadering te doen.
  • Probeer deze werkwijze vooral eens uit door een uitnodiging naar jezelf te sturen.

 

2. skype20160926-3Via Skype voor Bedrijven scherm

  • Probeer deze werkwijze vooral eens uit door een uitnodiging naar jezelf te sturen.
  • Ga naar Skype voor Bedrijven en selecteer de vergader-tab.
  • Selecteer vervolgens <Nu vergaderen>.
  • Als er een scherm verschijnt “Deelnemen aan audiosessie tijdens vergadering”, dan selecteer je <Skype voor Bedrijven> en de Skype vergadering verschijnt.
  • skype20160926-6Selecteer rechtsonderin op de drie puntjes en kies in het pop-up menu <Toegangsgegevens voor de vergadering>.
  • Selecteer <Alle info kopiëren>
  • De link die kandidaat deelnemers kunnen gebruiken om deel te nemen aan een vergadering zie er bijvoorbeeld zo uit: https://meet.lync.com/folieroautomatisering-foliero/rick/7QMHH2KV en kan je nu gebruiken om mensen uit te nodigen per mail, WhatsApp, et cetera.
  • Je kan de werkwijze testen door een mail naar jezelf te sturen.

Succes!

skype20160926-7

Suggesties?

Deze instructie is gemaakt vanuit onze visie. Als je zaken mist of aanvullingen hebt, laat het ons weten.