Een vergadering beleggen met Skype voor Bedrijven

Maak het jezelf gemakkelijk.

Ik kom nog geregeld tegen, dat een Skype-voor-Bedrijven-vergadering wordt belegd door mensen uit te bellen vanuit het venster van Skype voor Bedrijven zelf. Dit kan natuurlijk en als een verbinding tot stand wordt gebracht is daar niets mis mee. Nadeel hiervan is, dat je iemand weer opnieuw moet uitnodigingen als de verbinding tijdens de vergadering verbroken wordt. Zeker bij vergaderingen met vele deelnemers is dat heel storend en vervelend. De druk voor het uitnodigen en het opnieuw uitnodigen ligt dan continue bij de organisator.

Het is veel handiger om de deelnemers een hyperlink te sturen, waarmee ze zelf kunnen deelnemen aan de vergadering. Je hoeft dan als organisatie alleen maar te wachten tot iedereen aanwezig is. Ook als een verbinding om welke reden dan ook verbroken wordt, kan de deelnemer zelf weer verbindingen maken en deelnemen aan de vergadering.

Hoe zorg ik ervoor dat de deelnemers de juiste link kunnen gebruiken? Hieronder een tweetal mogelijkheden:

Waarom zou je een back-up van office 365 en je Exchange mail maken? Alles staat online en je kan altijd en overal je mail lezen via webmail. Dat klopt, maar wat als je een exchange mailbox gebruikt van een bedrijf en je gaat het bedrijf verlaten? Het account zal gesloten worden en alle e-mails, agenda-items, contactpersonen, notities et cetera ben je kwijt. Voorkom paniek en maak eenvoudig een back-up van Office 365.

1. Via Outlook

  • skype20160926-1Controleer of je in Microsoft Outlook een knop in het lint het voor het starten van een nieuwe Skype-vergadering. (Als je deze link niet hebt, ga je naar methode 2 of installeer de add-in Skype voor Business in Outlook. De instructie daarvoor valt buiten deze topic.)
  • Er verschijnt een soortgelijk scherm als wanneer je een gewone vergadering in Outlook maakt. Het belangrijkste verschil is, dat in de uitnodiging een link staat waarmee men kan deelnemen aan de vergadering.
  • Voeg eventueel een instructietekst toe boven de link, voeg alle kandidaat deelnemers toe bij <aan> en verzend de uitnodiging.skype20160926-2
  • De uitnodiging zal automatisch in je eigen agenda verschijnen. Dit geldt ook voor elke genodigde die de de vergadering accepteert.
  • Elke deelnemer kan op elk moment besluiten om deel te nemen aan de vergadering en de link gebruiken. Uiteraard is het meest logisch om dit op de begintijd van de vergadering te doen.
  • Probeer deze werkwijze vooral eens uit door een uitnodiging naar jezelf te sturen.

 

2. skype20160926-3Via Skype voor Bedrijven scherm

  • Probeer deze werkwijze vooral eens uit door een uitnodiging naar jezelf te sturen.
  • Ga naar Skype voor Bedrijven en selecteer de vergader-tab.
  • Selecteer vervolgens <Nu vergaderen>.
  • Als er een scherm verschijnt “Deelnemen aan audiosessie tijdens vergadering”, dan selecteer je <Skype voor Bedrijven> en de Skype vergadering verschijnt.
  • skype20160926-6Selecteer rechtsonderin op de drie puntjes en kies in het pop-up menu <Toegangsgegevens voor de vergadering>.
  • Selecteer <Alle info kopiëren>
  • De link die kandidaat deelnemers kunnen gebruiken om deel te nemen aan een vergadering zie er bijvoorbeeld zo uit: https://meet.lync.com/folieroautomatisering-foliero/rick/7QMHH2KV en kan je nu gebruiken om mensen uit te nodigen per mail, WhatsApp, et cetera.
  • Je kan de werkwijze testen door een mail naar jezelf te sturen.

Succes!

skype20160926-7

Suggesties?

Deze instructie is gemaakt vanuit onze visie. Als je zaken mist of aanvullingen hebt, laat het ons weten.

 

Voorkom dat je alles kwijt bent met een back-up van Office 365

Zo maak je een back-up van Office 365 Exchange Online via OutlookBackup-Outlook-Office365

Waarom zou je een back-up van office 365 en je Exchange mail maken? Alles staat online en je kan altijd en overal je mail lezen via webmail. Dat klopt, maar wat als je een exchange mailbox gebruikt van een bedrijf en je gaat het bedrijf verlaten? Het account zal gesloten worden en alle e-mails, agenda-items, contactpersonen, notities et cetera ben je kwijt. Voorkom paniek en maak eenvoudig een back-up van Office 365.

Toepasselijkheid

Deze instructie is gemaakt voor Microsoft Outlook 2013 en ook direct toepasbaar voor Microsoft Outlook 2016 en Microsoft Outlook 2010.

Vooraf

  • Controleer of je al je mail offline beschikbaar hebt.
    • Standaard zal een Outlook Exchange account alles offline bewaren wat maximaal 12 maanden oud is. Dat betekent dat mail van meer dan 12 maanden geleden wel online staat, maar dat je het offline op je computer of laptop niet beschikbaar hebt. Als je daarvan wel een back-up wilt, kan je de instelling als volgt wijzigen:
    • Ga in outlook via <bestand> naar <accountinstellingen>. Je krijgt een scherm met een overzicht van al je e-mail accounts
      20160318_exchangebackup_02
    • Selecteer het Exchange account waarvan je een back-up wilt maken en klik op <Wijzigen>
    • Je krijgt de algemene Exchange instellingen van je account te zien. Onder “Offline-instellingen” moet een vinkje staan voor “Exchange-modus met cache gebruiken”, anders heb je offline helemaal geen informatie staan. Bij “E-mail” die offline moet blijven staat deze meestal op 12 maanden, omdat Microsoft dat standaard zo heeft ingesteld. Wil je ook van oudere mail een back-up maken, kan je de aanwijzer verschuiven naar “24-maanden” of “Alles”.
      20160318_exchangebackup_03
      20160318_exchangebackup_04
    • Wacht tot alles gedownload is. Als je de tijd dat Outlook gegevens bewaard verlengt hebt, zal je voordat je en back-up kan maken eerst moeten wachten tot alle gegevens van de server zijn gedownload en tot alle mappen zijn bijgewerkt. Dat duurt vaak even als dit veel informatie betreft. Bovendien kan het Outlook gegevensbestand zeer veel groter worden en is het raadzaam om te controleren of je harde schijf voldoende ruimte heeft en blijft houden.
  • Check of je voldoende vrije ruimte hebt voor een back-up. Als je gegevensbestand 15 GB groot is, zal een back-up wellicht maar 7 GB groot zijn. Het is echter verstandig om rekening te houden met 15 GB, want dan weet je zeker dat er geen problemen ontstaan.
  • Controleer of je gedeelde mappen hebt die je wilt back-uppen Binnen Outlook kan je mappen delen met collega’s, vrienden et cetera. Als iemand met jou een map gedeeld heeft en je wilt deze map ook back-uppen, dan zal je dat aan moeten geven. Heb je geen gedeelde map, dan hoef je niets te doen.
    • Ga in outlook via <bestand> naar <Accountinstellingen>. Je krijgt een scherm met een overzicht van al je E-mail accounts.
    • Selecteer het Exchange account, waarvan je de instellingen wilt controleren en klik op <Wijzigen>
    • Je krijgt de algemene Exchange instellingen van je account te zien. Klik rechts onderin op <meer instellingen>.
    • Je krijgt het scherm “Microsoft Exchange” te zien. Selecteer het tabblad “Geavanceerd”.
    • Onder het kopje “Instellingen van Exchange-modus met cache” moet een vink staan voor en “Gedeelde mappen downloaden”. Selecteer na de wijzingen <OK>
      20160318_exchangebackup_05

 

De back-up

  • Open Outlook
  • Open het “Opties voor Outlook”-scherm via <Bestand>, <Opties>.
    20160318_exchangebackup_06
  • Selecteer aan de linkerzijde <geavanceerd> en vervolgens aan de rechterzijde <Exporteren>
  • Het scherm “Wizard Importeren en exporteren” opent. Selecteer <Naar een bestand exporteren>. Klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_07
  • Het scherm “Exporteren naar bestand” opent. Selecteer <Outlook-gegevensbestand (.pst). Klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_08
  • Het scherm “Outlook-gegevensbestand exporteren” opent. Standaard is de map geselecteerd waar je als laatst in bezig was. In het voorbeeld hieronder is dat “Postvak IN”. Selecteer de map waar je een back-up van wilt maken. Als je alles wilt back-uppen, dan selecteer je het complete account. Hieronder is dat dus rick@foliero.nl. Zet een vink bij “Inclusief submappen” en klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_09
  • Het scherm “Outlook-gegevensbestand exporteren” laat nu een invoerveld zien waar je de locatie kan opgeven waar het bestand moet worden opgeslagen. Geef het bestand een herkenbare naam. De “backup.pst” is vrij algemeen; de naam “backup_rick_2012-2015” is al specifieker en maakt dat je later makkelijker herkent welke back-up je voor research nodig hebt. Klik op <volgende>.
    20160318_exchangebackup_10
  • Het scherm “Outlook-gegevensbestand maken” verschijnt en eventueel kan je een wachtwoord voor je back-up opgeven. Met een wachtwoord kan je voorkomen, dat andere jouw mail en andere gegevens lezen. Het bestand is immers vrij verplaatsbaar en door elke Outlook op elke willekeurige computer te lezen. Bewaar je wachtwoord goed! Klik op <OK>.
    20160318_exchangebackup_11
  • Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens kan het een tijdje duren voordat de back-up gereed is.

 

Back-up bekijken.

Nadat je een back-up gemaakt hebt, is het natuurlijk handig als je deze ook weer kunt raadplegen.

  • Ga in outlook via <bestand>, <Openen> naar <Outlook-gegevensbestand openen>.
    20160318_exchangebackup_12
  • Een verkennerscherm opent. Ga naar de locatie waar je het gemaakte back-up bestand hebt opgeslagen en selecteer deze. Klik vervolgens op <OK>
    20160318_exchangebackup_13
  • In Outlook wordt het back-up bestand toegevoegd aan het navigatievenster.
    20160318_exchangebackup_14
  • Je kan nu vrij door de back-up navigeren.

Tip

Standaard is het bestand binnen Outlook te herkennen aan de naam “Outlook-gegevensbestand”. Je kan dit eenvoudig wijzigen door met de rechtermuisknop op de naam te klikken en “Eigenschappen van gegevensbestand” te selecteren. Als je vervolgens <geavanceerd> selecteert kan je de naam aanpassen.

 

Suggesties?

Deze instructie is gemaakt vanuit onze visie. Als je zaken mist of aanvullingen hebt, laat het ons weten.

 

Afbeeldingen in e-mail handtekening en nieuwsbrieven meezenden in Outlook 2013

In Outlook 2003, 2007 en 2010 was je gewend dat de afbeeldingen in je e-mail handtekening niet alleen zichtbaar zijn als je een mail maakt, maar ook daadwerkelijk meegezonden werden.

In Outlook 2013 is dat anders, met name voor handtekeningen die buiten Outlook om zijn gemaakt. Als je een handtekening maakt met de ingebouwde handtekening-editor, dan zullen de afbeeldingen wel meegestuurd worden. Veelal worden corporate handtekening buiten Outlook om gemaakt en binnen Outlook gekoppeld. Dat geldt in de praktijk meestal ook voor e-mail nieuwsbrieven die via Outlook verzonden worden. Bij deze handtekeningen zie je de afbeeldingen in de handtekening wel bij het maken van het e-mailbericht, maar worden ze niet meegestuurd. De ontvanger ziet in plaats van afbeeldingen een lege rechthoek met alleen de “tag” van de afbeelding.

 

Oorzaak

Binnen Outlook zijn e-mailberichten en handtekeningen opgemaakt als HTML. In deze html-code wordt een verwijzing gemaakt naar de afbeelding die apart is opgeslagen op de computer. Als de afbeelding niet meer wordt meegestuurd, zal de ontvanger wel de handtekening zien, maar de html achter deze handtekening zal de afbeelding niet meer kunnen vinden. Dit geldt niet voor handtekeningen met een verwijzing naar een afbeelding op een website; in dat geval zal de ontvanger de afbeeldingen meestal ook niet zien, maar heeft deze wel de mogelijkheid om de afbeeldingen te downloaden. Handtekeningen die binnen Outlook zelf zijn aangemaakt worden door Outlook voorzien van code die automatische meezending van afbeeldingen wel mogelijk maak. Deze html code is echter lastig te doorgronden en zorgt ervoor dat het handtekeningen bestand veel groter is.

Let op: Een mail naar jezelf kan er wel goed uit zien!!!
Als je ter controle een mail naar jezelf stuurt kan het zijn, dat je mail er wel goed uit ziet. Dit komt omdat de afbeelding al op je computer aanwezig is en gevonden wordt door Outlook. Voor controle kan je de mail beter bekijken op een andere pc of via een webmail account.

Hoe kan je afbeeldingen van e-mailhandtekening meezenden?

  • Open de Register-editor van Windows.
    Ga via <Start> naar de opdrachtregel en typ “regedit”. (In Windows 8 is geen startbutton, maar als je aan de rechterzijde de startbalk zichtbaar maakt, kan je met de optie <zoeken> ook “regedit” intypen). Als het goed is verschijnt het programma regedit.exe. Selecteer deze en start de register-editor op.
  • Navigeer aan de linkerkant van het scherm naar de sleutel HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/15.0/Outlook/Options/mail. Het kan voorkomen, dat deze laatste sleutel “mail” nog niet voorkomt in de sleutel “options” . Klik in dat geval met de rechtermuisknop in de sleutel “options” en selecteer via <nieuw> de optie <Sleutel>.
  • Onder de sleutel “options” verschijnt een nieuwe sleutel met de tijdelijk naam “Nieuwe sleutel nr. 1”. Wijzig deze naam naar “mail”. Selecteer deze sleutel
  • Klik met de rechtermuisknop in de sleutel “mail” en selecteer via <nieuw> de optie <DWORD (32-bits)-waarde>. Geef het nieuwe item de naam “Send Pictures With Document”
  • De registerwaarde van dit nieuw item moet aangepast worden van 0 naar 1. Klik hierto met de rechtermuisknop op “Send Pictures With Document” en selecteer <Aanpassen>. De waarde kan je aanpassen naar “1”
  • Sluit de registereditor en start Outlook opnieuw op.
  • De aanpassing is nu doorgevoerd

Succes